Welche rechtlichen Vorgaben gibt es bei der Eigentümerversammlung zu beachten? Wie organisiere ich die Anfragen meiner Mieter? Ist das Erneuern der Fenster Instandhaltung oder Aufwertung? Viele Eigentümer sind bei der Verwaltung Ihrer Immobilie unsicher. Kaum einer kann gleichzeitig Jurist, Kaufmann und Haustechniker sein. Wer dennoch versucht, das alles zu stemmen, lässt sich das oft viel Mühe, Zeit und Geld kosten.
Die Hausverwaltung erledigt in erster Linie alle Dinge, die das gemeinschaftliche Eigentum betreffen. Dieses muss nämlich in technischer, kaufmännischer und rechtlicher Hinsicht im Interesse aller Eigentümer verwaltet werden. Zu den Aufgaben und Befugnissen des Verwalters gehören laut §27 WEG die Durchführung der Beschlüsse der Wohnungseigentümer, sowie für die Durchführung der Hausordnung zu sorgen. Außerdem gehört es zu den Aufgaben der Hausverwaltung die für die ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen Maßnahmen zu treffen, insbesondere in dringenden Fällen auch sonstige Maßnahmen zu ergreifen, die zur Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums notwendig sind. Dabei muss der Verwalter den Instandhaltungsbedarf durch kontinuierliche Kontrollen frühzeitig erkennen und Maßnahmen ergreifen.
Dies natürlich nur im Rahmen seiner Befugnisse. Sofern er damit beauftragt wurde, vergibt er die notwendigen Aufträge an Handwerker. Sollten die anfallenden Kosten das veranschlagte Budget überschreiten, muss er zunächst die Eigentümergemeinschaft darüber informieren. In der Regel überträgt aber der Hausverwalter die auszuführenden Dienstleistungen, wie die Reinigung des Hausflurs oder die Schneeräumung, an einen Hausmeister. auch die technische Verwaltung einer betreuten Immobilie. Hierbei muss der Verwalter den Instandhaltungsbedarf durch kontinuierliche Kontrollen frühzeitig erkennen und Maßnahmen im Rahmen seiner Befugnisse ergreifen. Sofern beauftragt, vergibt er notwendige Aufträge an Handwerker und vergleicht im Vorfeld das Preis-/Leistungsverhältnis mehrere Anbieter. Sollten die anfallenden Kosten das veranschlagte Budget überschreiten, muss er selbstverständlich die Eigentümergemeinschaft benachrichtigen.
In der Regel überträgt der Hausverwalter die regelmäßig auszuführenden Dienstleistungen, zum Beispiel die Reinigung des Hausflurs oder das Schneeräumen, an einen Hausmeister und Serviceanbieter.
Auch die Verwaltung der Gelder fällt in den Aufgabenbereich der Hausverwaltung. Und speziell dabei hat der Hausverwalter besondere Pflichten. Er muss zum Beispiel die Gelder der Wohnungseigentümer streng von seinem Vermögen getrennt halten. Es ist ein sogenanntes offenes Fremdkonto einzurichten, deren Inhaber die Wohnungseigentümer sind und über das der Hausverwalter lediglich die Verfügungsberechtigung besitzt.
Für jedes Haushaltsjahr muss der Hausverwalter einen Wirtschaftsplan aufstellen. Darin enthalten sind unter anderem die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben bei der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums, sowie die Beitragsleistung der Wohnungseigentümer zur Instandhaltungsrücklage. Die Wohnungseigentümer müssen auf den von ihnen beschlossenen Wirtschaftsplan in der Regel monatlich Vorschüsse (Hausgeld) leisten, deren Eingänge der Verwalter überwacht.
Nach Ablauf des Kalenderjahres hat der Verwalter eine Abrechnung zu erstellen, die von den Wohnungseigentümern auch jederzeit durch Mehrheitsbeschluss verlangt werden kann. Über die Abrechnung und Rechnungslegung des Verwalters beschließen die Wohnungseigentümer ebenfalls durch Stimmenmehrheit.
Weiterhin ist die Hausverwaltung dazu verpflichtet mindestens einmal jährlich eine Eigentümerversammlung einzuberufen. Dieses erfolgt in der Regel in schriftlicher Form unter der Fristwahrung von einer Woche, sofern keine Dringlichkeit besteht. Soweit nicht anders beschlossen, übernimmt die Hausverwaltung dabei die Führung.
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